Por qué las caducidades se ven tarde
El listado de caducidades de Farmatic existe, pero hay que acordarse de sacarlo, va por lotes y por almacén, y se imprime de tarde en tarde. Entre medias, lo que caduca está en el cajón de abajo, en la nevera o en la segunda fila de la estantería. Y cada laboratorio tiene su plazo para admitir una devolución por caducidad: si lo miras cuando ya ha caducado, llegas tarde y es pérdida.
Las caducidades no se miran cuando ya han caducado.
Lo que salió en una farmacia real
A su Farmatic se le preguntó qué caducaba en los próximos tres meses. La respuesta: 121 productos, 7.200 € a precio de coste, con la lista de los que más pesaban y los 117 restantes detrás. No hubo que sacar ningún listado ni exportar nada a Excel.
Cómo se controlan con farmaz.ia
- Una pregunta: «¿Qué me caduca en los próximos tres meses?». Contesta con el total a coste y la lista por producto y lote. «¿Y hasta marzo?» cambia el plazo.
- En Excel, con un botón: la lista con lotes, fechas, unidades y coste, para repartirla al equipo.
- Lo ya caducado, por lote: «¿Qué lotes tengo caducados?» para retirarlo del lineal y de Farmatic.
- En la portada de cada mañana sale lo que caduca, junto al pedido del lunes y lo que te deben.
- La devolución, redactada: te deja el correo de devolución al laboratorio con los productos y lotes. Lo mandas tú, y el abono queda vigilado hasta que llega (devoluciones sin abonar).
Qué hacer con lo que caduca
- Devolver a tiempo lo que el laboratorio admita, dentro de su plazo. Es la única salida que recupera el coste entero.
- Mover al mostrador lo que tiene salida: promoción, recomendación, lugar visible. Aquí ayuda saber el coste, para no vender por debajo (pregúntale qué referencias van por debajo de coste).
- No reponer. El pedido de cada laboratorio ya tiene en cuenta el stock que hay, y no pide lo que no se mueve (cómo se calcula el pedido).
- Revisar la ficha cuando el lote no cuadra: fechas mal cargadas o unidades de caja en vez de unidades sueltas falsean la lista.
La misma pregunta, cada mes
Lo que convierte la caducidad en pérdida es no mirarla a tiempo. Con farmaz.ia la pregunta tarda unos veinte segundos y se puede hacer desde el móvil, en el mostrador o desde casa: cada mes, o cada vez que el delegado va a pasar. Lo que lee de tu Farmatic y lo que no está en «¿Dónde están mis datos?».
Las cifras son de una farmacia piloto, a noviembre de 2026, con su permiso y los nombres tapados. Son de una sola farmacia, no una media.